Forma.Temp ha istituito un canale interno di segnalazione ad uso:

• dei propri dipendenti;
• dei membri degli organi di amministrazione, direzione, vigilanza, controllo o rappresentanza;
• di soggetti esterni (liberi professionisti e consulenti; lavoratori autonomi e collaboratori; tirocinanti e volontari; lavoratori o collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore privato che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi).

Ne deriva che il presupposto per effettuare una segnalazione risiede nell’esistenza di una relazione qualificata tra il segnalante e Forma.Temp, nel quale il primo opera in virtù di attività lavorative o professionali, presenti o anche passate.

COME SEGNALARE - PIATTAFORMA DEDICATA

Per inviare una segnalazione è necessario accedere alla piattaforma Whistleblowing e seguire la procedura.

Lo strumento garantisce agli utenti di inviare una segnalazione in totale riservatezza. Le informazioni inserite nella piattaforma sono protette da cifratura e sono visualizzabili solo dalla persona che invia la segnalazione e dal soggetto gestore delle segnalazioni.

Quando si effettua una segnalazione nella piattaforma è possibile inserire i propri dati identificativi oppure inviare una segnalazione anonima. È importante sapere che nel caso in cui si proceda comunicando i dati identificativi, il soggetto segnalante è protetto dalle tutele previste dal D.Lgs. 24/2023 tali per cui, l’identità del segnalante e qualunque informazione da cui possa direttamente e indirettamente desumersi la stessa, non possono essere rivelate senza il consenso espresso del segnalante, a persone diverse dal soggetto gestore competente a ricevere e dare seguito alle segnalazioni, autorizzato a trattare tali dati.

Oltre alla modalità scritta la piattaforma consente di presentare segnalazioni vocali mediante registrazione con audio distorto, tale da rendere non riconoscibile la voce del segnalante.

Il segnalante può inserire un indirizzo di posta elettronica (campo non obbligatorio) per la ricezione di notifiche dalla piattaforma (ad esempio per cambio di stato della segnalazione o per messaggi da parte del soggetto gestore). Per una maggior tutela della riservatezza del personale dipendente di Forma.Temp, ai fini della ricezione delle notifiche, è stato escluso l’utilizzo di e-mail con dominio aziendale @formatemp.it.

CONTROLLARE LO STATO DELLA SEGNALAZIONE

Dopo l’invio della segnalazione in piattaforma il segnalante visualizza a schermo un codice e una password da salvare in quanto necessari per accedere alla segnalazione per verificarne lo stato, per modificarle e/o integrarla, nonché per dialogare in maniera bidirezionale con il soggetto gestore attraverso lo scambio di messaggi.

COME SEGNALARE – CANALI ALTERNATIVI ALLA PIATTAFORMA

Forma.Temp mette a disposizione per le segnalazioni i seguenti canali interni alternativi alla piattaforma:

• posta ordinaria presso la sede di Forma.Temp all’attenzione del Servizio Internal Audit (Piazza Barberini n. 52 – 00187 Roma);
• posta elettronica ordinaria all’indirizzo internalaudit@formatemp.it;
• mediante dichiarazione rilasciata dal segnalante in apposito incontro fissato con il soggetto gestore, riportata a verbale e sottoscritta dal segnalante;
• telefonicamente al numero 4804000 dal lunedì al venerdì, negli orari attivi del centralino chiedendo di essere messo in contatto con il responsabile del Servizio Internal Audit.

È raccomandato l’utilizzo della piattaforma in quanto i canali alternativi non garantiscono lo stesso livello di riservatezza.

OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE

La segnalazione deve avere come oggetto violazioni di disposizioni normative, nazionali o dell'Unione europea, che ledono l'interesse pubblico o l'integrità di Forma.Temp, di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel suo contesto lavorativo, e qualora il segnalante renda nota la propria identità.

La tipologia di comportamenti illeciti, atti, comportamenti o omissioni, che possono essere oggetto della stessa, sono normativamente indicati all’art. 2 lettera a) del D. Lgs 24/2023.

È indispensabile che la segnalazione sia resa in buona fede, che sia il più possibile circostanziata e fondata su elementi di fatto precisi che consentano una corretta analisi. È utile allegare i documenti che possano fornire elementi sulla fondatezza della segnalazione. Non sono sufficienti i meri sospetti o le “voci di corridoio”.

In assenza degli elementi sopra indicati, la segnalazione viene archiviata per mancanza dei dati che costituiscono gli elementi essenziali della segnalazione.

COSA NON PUO' ESSERE OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE

Sono escluse dall’applicazione del D.Lgs. 24/2023:

• le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'Autorità giudiziaria che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

A titolo di esempio, sono escluse le segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro e fasi precontenziose, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali tra la persona segnalante e un altro lavoratore o con i superiori gerarchici, segnalazioni relative a trattamenti di dati effettuati nel contesto del rapporto individuale di lavoro in assenza di lesioni dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato;

• le segnalazioni di violazione disciplinate nelle direttive e nei regolamenti dell’Unione europea e nelle disposizioni attuative dell’ordinamento italiano che già garantiscono apposite procedure di segnalazione;
• le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale.

SEGALAZIONI ANONIME

È anonima la segnalazione dalla quale non è possibile ricavare l’identità del soggetto segnalante e non rientra nelle tutele previste dal D.Lgs. 24/2023.

Le segnalazioni anonime vengono prese in considerazione purché adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari che siano in grado di far emergere fatti e situazioni in relazione a contesti determinati e, qualora ne ricorrano i presupposti, sono prese in carico secondo l’iter di gestione delle segnalazioni ordinarie.

In caso contrario la segnalazione viene archiviata per mancanza dei dati che ne costituiscono gli elementi essenziali.

DOCUMENTAZIONE

IN FASE DI AGGIORNAMENTO